Mit Personalentwicklung sind verschiedene Aufgaben verbunden, die im Zusammenwirken der vorgegebenen Unternehmensstrategie folgen. Damit die Personalentwicklung ihre Aufgaben erfüllen kann, braucht sie viele Werkzeuge zur Umsetzung der Maßnahmen. Je nach Anforderung wählt sie das passende Instrument oder einen Mix mehrerer Instrumente.
Die Instrumente einer systematischen Personalentwicklung bestehen im wesentlichen aus Berufsausbildung, berufsbegleitendem Studium, Trainee-Programm, Praktikum, Onboarding-Management, Offboarding-Management, Job Elargement, Job Enrichment, Job Rotation, Projektarbeit, Change Support, BGM, Soft Skill Management, Berufs- und Karriereberatung. Dabei werden alle Aspekte der Personalentwicklung von der Einstellung bis zum Austritt abgedeckt.
Table of Contents
Berufsausbildung
Ein wesentlicher Bestandteil unternehmerischen Handelns hinsichtlich des Personals ist die Heranziehung geeigneten Nachwuchses in den verschiedenen Funktionsbereichen des Unternehmens. Die reguläre Berufsausbildung steht hier im Mittelpunkt.
Während der laufenden Berufsausbildung (Lehre) lernen die Auszubildenden anhand eines staatlich geregelten Curriculums alles, was gemeinhin zur Ausübung des gewählten Berufs benötigt wird. Damit sind die Kenntnis- und Fähigkeiten-Level vereinheitlicht, was später für den passenden Einsatz, aber auch für ein vereinfachtes Recruiting sorgt.
Daneben erlernen die Auszubildenden unternehmensspezifische Details. Das hat zur Folge, dass die Azubis nach ihrer Ausbildung meist ohne ein langwieriges Onboarding produktiv eingesetzt werden können.
Berufsbegleitendes Studium
Einen ähnlichen Weg wie bei der klassischen Berufsausbildung schlägt man bei einem berufsbegleitenden Studium ein. Der Unterschied dabei ist, dass die so Ausgebildeten nicht die Berufsschule besuchen, sondern eine Hochschule oder Universität.
Dieser Weg wird gewählt, wenn die Ausbildung auf einem entsprechend hohen Niveau stattfinden muss. Die Absolventen sollen anschließend in anspruchsvollen Fach- oder Führungsstellen eingesetzt werden, die einen akademischen Abschluss voraussetzen.
Trainee-Programm
Für Personen, die nach ihrer Berufsausbildung ins Unternehmen kommen, bietet es sich an, sie zunächst an einem Trainee-Programm teilnehmen zu lassen. Es handelt sich dabei um eine spezielle Form des Onboardings.
Die frisch nach ihrer Ausbildung gewonnenen Mitarbeitenden verfügen meist über sehr viel theoretisches Wissen und Können auf einem hohen Niveau. Woran es jedoch oft hapert, ist die Anwendung des Wissens in der betrieblichen Praxis.
Im Trainee-Programm wenden die Teilnehmenden ihr Wissen an und werden auf ihren späteren produktiven Einsatz vorbereitet. Hier können auch noch für die Teilnehmenden nützlichen Spezialisierungen erfolgen. Außerdem sollen sie die Möglichkeit erhalten, die im Unternehmen gelebte Berufsausübung in allen Facetten zu verinnerlichen.
Gängige Praxis ist auch, im laufenden Programm die jeweils am besten zur angedachten Arbeitsstelle passenden Personen auszuwählen.
Praktikum
Praktika sind weit verbreitet und von Jugendlichen und jungen Erwachsenen geschätzt. Zum einen können die Praktikanten in Teilen produktiv eingesetzt werden, zum zweiten können deren Motivation, Persönlichkeit und Passung zum Beruf und zum Unternehmen getestet und dann beurteilt werden.
Aus der Sicht von Praktikanten besteht der Vorteil darin, dass sie in den Beruf und das Unternehmen hineinschnuppern können. Außerdem lernen sie das Unternehmen von innen kennen und können so einschätzen, ob sie sich dort wohl fühlen.
Absolvierte Praktika führen oft dazu, dass die Praktikanten später im Unternehmen eingestellt werden. Besonders praktisch ist das, weil beim Recruiting nicht die Katze im Sack gekauft wird, sondern die Person ist bereits bekannt und eine gute Passung daher höchstwahrscheinlich ist.
Onboarding-Management
Bis zu 40 Prozent der neu Eingestellen verlassen aus eigenem Antrieb das Unternehmen während der Probezeit. Aufgrund dieses Phänomens entstehen gewaltige Kosten. Damit diese gesenkt werden können, kommen zwei Möglichkeiten in Betracht: Bessere Auswahl der Bewerber mit zutreffender Beschreibung der Arbeits- und Rahmenbedingungen im Recruiting-Prozess sowie ein insgesamt verbessertes Onboarding.
Es stellt sich in vielen Fällen heraus, dass die Einarbeitung nicht den Erwartungen und Notwendigkeiten entspricht. Neu Eingestellte werden ins kalte Wasser geworfen, Vorgesetzte, Kolleginnen und Kollegen geben wenig Auskunft, der oder die Vorgängerin hat Chaos hinterlassen und niemand hilft beim Aufräumen, unternehmensspezifische Besonderheiten werden nicht oder zu wenig kommuniziert und so weiter.
Das frustriert die neuen Mitarbeitenden, und deren Reaktion ist durchaus nachvollziehbar. Bietet sich eine bessere andere Möglichkeiten, wird die Arbeitsstelle gewechselt. Für das Unternehmen besonders schlimm ist, dass es einen schlechten Eindruck hinterlässt, was sich auf den Jobbörsen in den Bewertungen spiegelt. So schießen sich Unternehmen doppelt ins Knie.
Ein vernünftiges Onboarding muss nicht kompliziert sein. Jedem Neuankömmling sollte ein Buddy zugeteilt werden, der alles Wichtige zeigt, Regeln bespricht, in den ersten Wochen für Fragen zur Verfügung steht und die anderen Menschen im Unternehmen vorstellt. Für Unternehmensprozesse sollten Unterlagen vorhanden sein, eine erfahrene Person sollte das mit dem Neuankömmling besprechen und gegebenenfalls auch zeigen. Idealerweise gibt es Schulungen für Neuankömmlinge und solche, die für die Arbeitsstelle wichtig sind. Und: Freundlichkeit und Kommunikation mit den Neuen macht sehr viel aus, damit ein Zugehörigkeitsgefühl entsteht.
»Der erste Eindruck zählt – daher ist ein durchdachtes und fundiertes Onboarding für den Erfolg neuer Mitarbeitender essenziell.«
Offboarding-Management
Auch zum Ende der Firmenzugehörigkeit sollte ein jeweils passender Prozess ablaufen. Dabei sind verschiedene Konstellationen zu berücksichtigen.
Ausscheidende in den Ruhestand sind nicht nur mal zu verabschieden. Der Übergang zum Ruhestand sollte begleitet werden. Das Unternehmen sollte in guter Erinnerung bleiben, denn das wirkt sich positiv auf die Unternehmensattraktivität für Bewerber aus.
Nach durch den Arbeitgeber ausgesprochenen Kündigungen sollte es, wo passend, Hilfen geben, die bei der Suche nach einer neuen Arbeitsstelle unterstützen, eventuell mentale Unterstützung und so weiter. Das ist besonders bei Führungskräften sinnvoll, denen aus betrieblichen Gründen gekündigt wurde.
Mitarbeitende, die selbst gekündigt haben, müssen ebenso bis zum Ausscheiden begleitet werden. So entsteht zum Ende des Arbeitsverhältnisses kein schlechter Eindruck.
Mit allen Ausscheidenden sind auf jeden Fall Offboarding-Gespräche zu führen, wobei die Gesprächspartner auf der Unternehmensseite der Personalentwicklung oder der Geschäftsführung angehören sollten. Das Ziel ist zumindest zu erfahren, welche Gründe unter welchen Umständen im Einzelnen zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses geführt haben. Gegebenenfalls sind die Wogen zu glätten. Möglicherweise kann es auch sinnvoll sein, einen Rückholversuch zu starten.
Job Enlargement
Beim Job Enlargement geht es darum, dass einem Stelleninhaber oder Stelleninhaberin zusätzliche Aufgaben übertragen werden. Sie entsprechen die in etwa dem bisherigen Anforderungsniveau und stellen außerdem eine logische Ergänzung des bisherigen Aufgabengebiets dar.
Es ist eine horizontale Erweiterung, geht also in die Breite. Beispielsweise ist jemand im Marketing innerhalb von Social Media mit der Pflege der Business-Netzwerke LinkedIn sowie Xing betraut. Zusätzlich soll an dieser Stelle jedoch auch Twitter betreut werden.
Voraussetzung für Job Enlargement ist, dass die bisherige Auslastung die Erweiterung noch zulässt. In der Praxis kommt es jedoch häufig vor, dass Mitarbeitende sich durch die Erweiterung überfordert fühlen. Hier sollte man herausfinden, ob eine objektive Überlastung durch die Erweiterung stattfindet, oder ob die Überforderung eher auf einer Befindlichkeit oder unzulänglichen Bereitschaft zur Mehrleistung beruht.
Beide Fälle, die subjektive und die objektive Überlastung, müssen mit derselben Ernsthaftigkeit behandelt werden, in beiden Fällen zunächst zumindest ohne eine Äußerung der Kritik. Zunächst muss geprüft werden, ob das Job Enlargement zumutbar und vertragskonform ist.
Wenn ja, dann gilt: Für beide Fälle stehen grundsätzlich verschiedene Möglichkeiten der Behandlung zur Verfügung: Motivation, Rücknahme oder Einschränkung des Enlargements, Unterstützung bei Stressanzeichen, Versetzung und als Ultima Ratio die Kündigung.
Es kommt beim Job Enlargement selten vor, dass umfangreiche fachliche Weiterbildungen dafür notwendig sind. Eine kurze Einführung und Einarbeitung genügt in der Regel.
Ganz grundsätzlich ist der beste Weg, vor einer Entscheidung zum Job Enlargement mit den betroffenen Menschen zu sprechen und möglichst Übereinstimmung in Art und Umfang herzustellen. Nur diese Vorgehensweise sichert den Erfolg der Maßnahme.
Job Enrichment
Job Enrichment findet im Gegensatz zum Job Enlargement auf der vertikalen Ebene statt. Dabei geht es um eine Erhöhung des Aufgaben-Niveaus und/oder der Verantwortung. Die betroffenen Personen bearbeiten ihre bisherigen Aufgaben weiter. Was dazukommt, sind zum Beispiel mehr Entscheidungskompenzen, zusätzliche Beaufsichtigungs- oder Prüfungsverantwortung. In der Regel ergeben sich daraus mehr Einfluss und mehr Befugnisse.
Je nach individueller Situation führt Job Enrichment zu einem Hierarchie-Aufstieg oder ändert an der Hierarchie nichts. Das hängt von der Aufbau-Organisation ab und von der Arbeitsweise. Innerhalb von Teamarbeit sind bis auf den Teamleiter normalerweise alle auf derselben Stufe und bleiben auch beim Job Enrichment dabei.
Beim Job Enrichment ist davon auszugehen, dass gezielte Weiterbildung in Bezug auf die neuen Aufgabenfelder sinnvoll ist und den Erfolg absichert. Möglicherweise kann hier auch Mentoring oder Coaching das Mittel der Wahl sein. Auf jeden Fall ist hier in jedem individuellen Fall neu zu entscheiden.
Job Rotation
Ursprünglich wurde Job Rotation bei der Fließbandarbeit eingeführt. Das Ziel war, die oft einseitigen körperlichen Belastungen eines Arbeitsplatzes abzumildern, denn mit dem Wechsel des Arbeitsplatzes wurden auch die körperlichen Anforderungen verändert. Das wirkte sich langfristig positiv auf die eingesetzten Arbeiter und Arbeiterinnen aus.
Inzwischen ist Job Rotation in fast allen Bereichen eines Unternehmens als Instrument im Einsatz. In einem regelmäßigen Rhythmus je nach Sinn und Anforderung von wenigen Monaten bis zu mehreren Jahren werden Mitarbeitende in unterschiedliche Arbeitsbereiche versetzt. Das ist mit einer Anzahl an Vorteilen verbunden, zum Beispiel:
Mitarbeitende blicken über Tellerrand hinaus.
Sie erwerben breitere Kenntnisse und Kompetenzen.
Ausfälle an bestimmten Stellen können leichter kompensiert werden.
Die Employability der Mitarbeitenden wird gestärkt.
Die Nachteile lang andauernder Routine werden ausgemerzt.
Es entstehen mehr neue Ideen.
Einer eventuellen Cliquenbildung eng Zusammenarbeitender wird entgegengewirkt.
Personen mit Kundenkontakt neigen weniger zur Vorteilsnahme oder inoffiziellen Absprachen.
Natürlich gibt es auch einige Nachteile, wie zum Beispiel regelmäßiger Einarbeitungsaufwand, in der Anfangszeit auf der neuen Stelle kurzfristig weniger Performance und so weiter.
Projektarbeit
Obwohl Projektarbeit in Unternehmen in sehr vielen Fällen auf regulärer Basis eingesetzt wird, wurde ihr innerhalb der Personalentwicklung häufig wenig Beachtung geschenkt. Entstanden in der Software- und Produktentwicklung, lag der Schwerpunkt darauf, unterschiedliche Funktionsbereiche im Unternehmen an einen Tisch zu bringen, damit komplexe bereichsübergreifende Aufgaben besser bewältigen zu können.
Natürlich wuchs schnell die Einsicht, dass dadurch die Projektbeteiligten Erfahrungen sammelten, die sonst nicht zu realisieren waren. Doch erst im Verlauf der Zeit erkannte man die hohe Bedeutung der Projektarbeit für die Personalentwicklung.
Heute besteht Einigkeit darüber, dass Projektarbeit eine Doppelfunktion erfüllt: Angemessene Behandlung komplexer und bereichsübergreifender Themen und Wissensvermittlung und Wissensverankerung im Unternehmen. Innerhalb des zeitlich und sachlich begrenzten Rahmens des einzelnen Projekts lernen die Projektbeteiligten voneinander und wenden das Wissen direkt an.
Dieses Lernen in einer Alltagssituation während der produktiven Arbeit schlägt sich im erhöhten Lernerfolg nieder, verglichen mit anderen Instrumenten der Weiterbildung. Das gilt besonders für die betriebliche Erstausbildung und die Führungskräfteentwicklung, weil neben dem Erwerb von Fachwissen gleichzeitig auch die Stärkung der Sozialkompetenz stattfindet.
Change Support
Der permanente wirtschaftliche und gesellschaftliche Wandel stellt an die gesamte Belegschaft des Unternehmens hohe Anforderungen. Ein Changeprojekt folgt dem nächsten, und es zeigt sich, dass Veränderungs- und Anpassungsprozesse heute wie nie zuvor erfolgsentscheidend sind.
Der Personalentwicklung fällt die Rolle zu, diese Prozesse zu begleiten. Dabei muss beachtet werden, dass es nicht nur darum geht, immer schneller immer mehr Wissen und Können zu vermitteln. Das ist nur ein Anteil. Der weitaus wichtigere Anteil liegt in der Vermittlung der generellen Change-Kompetenzen.
Der Aufbau und die Stärkung der Veränderungskompetenzen bildet die Grundlage für den Erfolg aller Anstrengungen zu notwendigen Veränderungen und Anpassungen der Unternehmen an die sich stellende Situation im Markt und in der Gesellschaft. Schließlich wissen wir alle, dass ein Beharren auf Bestehendem das Ende des Erfolgs einläutet, während gleichzeitig Menschen natürlicherweise dazu neigen, am Bekanntem festzuhalten. Es gilt, diesen Konflikt aufzulösen und so dem Unternehmen eine Zukunft zu geben.
Betriebliches Gesundheits-Management (BGM)
Neuerdings wird immer häufiger empfohlen, das betriebliche Gesundheitsmanagement anders als bislang in die Personalentwicklung zu integrieren. Aus guten Gründen! Da die Personalentwicklung ohnehin federführend an der Optimierung der Skill-Sets der Mitarbeitenden, an deren Motivation und Leistungsbereitschaft ansetzt, ergibt es sich auf natürliche Weise, die Mitarbeitenden auch hinsichtlich ihrer Gesundheit und somit Leistungsfähigkeit zu begleiten.
Up-Skilling im fachlichen Bereich geht dann Hand in Hand mit der Förderung dabei, die neuen oder verbesserten Skills anschließend auf gesunde Weise auf die Straße zu bringen. Damit entsteht auch eine Win-Win-Situation, weil Fehlinvestitionen in Weiterbildung durch anschließenden Ausfall der Weitergebildeten weitgehend vermieden werden kann. Gleichzeitig steigen dadurch Motivation, Leistung, Zufriedenheit der Mitarbeitenden genauso wie die betriebliche Produktivität im Personalbereich.
Dass integriertes BGM auch im Recruiting-Prozess im Wettbewerb um die besten Fach- und Führungskräfte auch positive Auswirkungen mit sich bringt, ist ein Weiteres. Vorausgesetzt natürlich, dies wird entsprechend angemessen kommuniziert.
Soft Skill Management
Beim Soft Skill Management handelt es sich um Maßnahmen zum Aufbau und zur Erweiterung von Soft Skills der Mitarbeitenden auf allen Stufen und Hierarchieebenen. Die Mehrzahl der in unserer modernen Arbeitswelt notwendigen Soft Skills lässt sich nicht einzelnen Funktionen oder Stellen im Unternehmen zuordnen. Quer durch das Unternehmen werden zum Beispiel die richtige innere Einstellung, Kommunikationsfähigkeit, ausgeprägte Problemlösungsfähigkeit, Teamfähigkeit, Resilienz und so weiter benötigt.
Soft Skills entwickeln sich gerade durch große Veränderungen in der Art zu arbeiten und zu führen zum absolut kritischen Faktor. Alleine deswegen schon hat bei vernünftiger Förderung der Soft Skills jede Personalentwicklungs-Abteilung jede Menge zu tun. Unternehmen, die das vernachlässigen oder gar versäumen, werden innerhalb kurzer Zeit ihre Wettbewerbsfähigkeit einbüßen.
Auf der anderen Seite können jetzt noch Unternehmen, die überdurchschnittlich stark in diesen Bereich investieren, Wettbewerbsvorteile sichern. Der Grund dafür liegt darin, dass im deutschsprachigen Raum neue Erkenntnisse länger als sonst in der entwickelten Welt brauchen, bis sie im Unternehmen umgesetzt und verankert werden. Wir kennen das ja auch aus dem Bereich Digitalisierung, wo viele noch hinterherhinken.
Berufs- und Karriereberatung
Zur Personalentwicklung gehört alleine schon von der Wortbedeutung her die Berufs- und Karrierebaratung für Mitarbeitende. Dennoch spielt sie oftmals eine untergeordnete Rolle, und es ist höchste Zeit, ihr den Stellenwert zuzumessen, der ihr aufgrund ihrer Wichtigkeit zukommt.
Es geht nicht darum, wie hier und da befürchtet wird, Begehrlichkeiten bei Mitarbeitenden zu wecken und so die Personalkosten in die Höhe zu treiben. Zwar ist unbestritten, dass dadurch am Ende auch mal die Personalkosten etwas höher ausfallen können, doch jeder Euro ist hier ertragsträchtig investiert.
Wenn Mitarbeitende dabei beraten und bei ihrer Entscheidung unterstützt werden, welche Berufs- und Entwicklungswege sie mittel- und langfristig im Unternehmen einschlagen können und sollten, bedeutet das sowohl für das Unternehmen als auch für Mitarbeitende einen Gewinn, zum Beispiel:
Die Planbarkeit der Stellenbesetzung und persönlichen Entwicklung steigt enorm.
Fähigkeiten und Talente werden systematisch und zielgerichtet auf- und ausgebaut.
Mitarbeitende werden an das Unternehmen stärker gebunden.
Das Know-how und die Potenziale bleiben im Unternehmen.
Zufriedenheit und Erfolg steigen, Personalfluktuation sinkt.
Allerdings sollten Personaler und Vorgesetzte sich hüten, aus dem Bauch heraus oder ohne begründete Basis den Mitarbeitenden irgendwelche halbgaren Zusagen zuzumuten oder unrealistische Karrierepfade zu zeichnen. Diese bewahrheiten sich häufig nicht und Mitarbeitende fühlen sich zu Recht verschaukelt. Das führt unweigerlich zu Demotivation und innerer Kündigung.
Wichtig ist, dass die Berufs- und Karriereberatung in ein Gesamtkonzept eingebettet ist, das auf der Unternehmensstrategie beruht. So werden Perspektiven für Mitarbeitende und das Unternehmen erzeugt und realisiert.
Wenn du wissen willst, welche Aufgaben der Personalentwicklung mit den besprochenen Instrumenten bewältigt werden, dann lies am besten hier weiter:
https://ressourcenschmiede.org/personalentwicklung/aufgaben-der-personalentwicklung/
Welche Weiterbildungsmöglichkeiten der Ressourcenschmiede® Akademie für dich bereitstehen, kannst du hier erfahren: