Die Qualität von Schulungen in Unternehmen schwankt sehr stark und ist abhängig nicht nur vom eingesetzten Budget dafür, sondern noch viel stärker von dem in der Personalabteilung vorhandenen Know-how. Ohne oder mit nur wenig Erfahrung, wie Schulungen so entwickelt, gestaltet und durchgeführt werden, hängt der Erfolg mehr oder weniger vom Zufall ab. In den KMU, aber auch in größeren Unternehmen hören wir oft Fragen wie:
»Wie baut man eine Schulung auf?«
»Wie läuft eine berufliche Weiterbildung ab?«
»Wie organisiert man eine Schulung?«
In diesem Beitrag beantworten wir diese typischen Fragen, die nicht nur von Anfängern gestellt werden. Du erhältst hier einen 12-Punkte-Plan, mit dem du den gesamten Prozess rund um die Entwicklung und die Durchführung bewältigen kannst.
Unter Schulung verstehen wir in diesem Kontext zunächst jede Art von Wissens- und Kompetenz-Vermittlung, unabhängig davon, welches Format dann später tatsächlich gewählt wird.
Table of Contents
1. Motive für Schulungen und Schulungsbedarf erfassen
Im Business-Umfeld kennen wir eine Reihe von Gründen, warum Schulungen angedacht werden. Abhängig von diesen Motiven entstehen daraus konkrete Vorstellungen davon, was geschult werden sollte und wer an diesen Schulungen teilnehmen soll.
Ein wichtiges Motiv, Schulungen abzuhalten, sind gesetzliche Vorschriften. Darunter fallen zum Beispiel Sicherheitsunterweisungen oder Datenschutz-Schulungen. Je nach Branche gelten individuelle Regelungen, was geschult werden muss und in welchen Intervallen. Mach dich also kundig, zu welchen Schulungen in deinem Unternehmen vorgeschrieben sind.
Defizite in Kenntnissen, Fähigkeiten, Fertigkeiten, Know-howbilden ein weiteres Motiv. Um systematisch vorzugehen, solltest du bei allen Mitarbeitenden einen Abgleich durchführen, zwischen den bei der konkreten Arbeitsstelle benötigten Kenntnissen, Fähigkeiten, Fertigkeiten und weiterem Know-how und dem tatsächlichen Status Quo bei der Person, die an der Arbeitsstelle eingesetzt ist.
Dabei helfen die Stellenbeschreibungen und die Mitarbeitenden-Unterlagen. Außerdem können Nachfragen und Arbeitnehmer-Gespräche Aufschluss bringen. Oft kommt es auch vor, dass die Mitarbeitenden selbst oder deren Vorgesetzte Defizite feststellen und Weiterbildung nachfragen.
In den letzten Jahren wurde ein weiteres Motiv für Schulungen immer relevanter: Vorbereitung für zukünftige Aufgaben und Herausforderungen. In einer Welt, die sich rasant verändert, in der die Anforderungen steigen, in der wir immer schneller mit neuen Situationen und Entwicklungen konfrontiert sind, steigt der Bedarf an Schulungen enorm. Wir kennen niemand in der Arbeitswelt, der nicht davon betroffen ist.
Zwei wichtige Quellen sollten mindestens herangenommen werden, um festzustellen, welche zukünftigen Aufgaben und Herausforderungen auf dich und dein Unternehmen bereits jetzt erkennbar zukommen. Es sind erstens die Strategie- und Zielplanungen deines Unternehmens und zweitens Publikationen zur weiteren Entwicklung der Märkte, der Arbeitswelt und der Gesellschaft.
Die so ermittelten Aufgaben und Herausforderungen, die heute vielleicht noch nicht, die aber in absehbarer Zukunft relevant sind, solltest du dann mit den vorhandenen Skills deiner Mitarbeitenden vergleichen. So kannst du auch hier Abweichungen feststellen, die du dann in den Schulungen adressierst. Das stellt sicher, dass dein Unternehmen fit für die Zukunft wird und bleibt.
2. Bedürfnisse und Besonderheiten der Zielgruppe berücksichtigen
Nachdem du festgestellt hast, welcher Schulungsbedarf in deinem Unternehmen besteht, solltest du dich den Menschen zuwenden, die geschult werden sollen. Am wichtigsten sind hier folgende Punkte:
Weiterbildungsaffinität
Beruflicher Einsatz
Alter bzw. Altersspannen
Wissens- und Bildungsniveau
Die Weiterbildungsaffinität bestimmt, wie weit die grundsätzliche Bereitschaft zur Weiterbildung schon vorhanden ist. Das hängt auch davon ab, wie weit die Mitarbeitenden in der Schulungszielgruppe an Weiterbildungen gewöhnt sind. Sollte es Anlass zur Besorgnis geben, ob die Mitarbeitenden angemessen bei der Schulung mitmachen, braucht es im Vorfeld Vorbereitung der Mitarbeitenden und Motivation.
Der berufliche Einsatz der Mitarbeitenden wirkt sich auf die Schulungsmotivation aus und darauf, was und in welcher Tiefe vermittelt werden sollte. Zum Beispiel wird eine Datenschutz-Schulung sehr unterschiedlich ausfallen in Abhängigkeit davon, ob Sachbearbeitende im Bereich Lagerwirtschaft oder IT-Administratoren weitergebildet werden sollen.
Das Alter bzw. die Altersspannen ist besonders wichtig bei der Auswahl der geeigneten Schulungsformate. Oft haben Menschen im Alter von über 50 Jahren eine gewisse Abneigung gegenüber Online-Schulungen, während junge Arbeitnehmende häufig diese Form bevorzugen. Das wirkt sich dann auch darauf aus, wie erfolgreich die Schulung durchgeführt wird und inwieweit die Ziele der Schulung erreicht werden.
Je nach Wissens- und Bildungsniveau der Menschen, die geschult werden sollen, unterscheidet sich auch die Art und Weise, wie die Schulung konzipiert werden sollte. Sprachniveau, Medien, Inhalte müssen darauf angepasst werden.
»Bei allen Schulungen solltest du die Bedürfnisse und Besonderheiten der Teilnehmenden beachten.«
3. Thema und Schulungsziele bestimmen
Inzwischen haben wir also festgestellt, warum eine Schulung stattfinden soll (Motiv), auf welchem Gebiet geschult wird und wer geschult wird. Jetzt wird es konkreter. Aufgrund des in Punkt 1 ermittelten Schulungsbedarfs entwickeln wir jetzt ein spezifisches in sich abgeschlossenes Thema. Es geht darum, in einem einzigen und möglichst kurzen kurzen Satz den grundsätzlichen Inhalt der geplanten Schulung zu verdeutlichen. Damit wissen alle, worum genau es in der Schulung geht.
Überlege dir, welche Ziele mit der Schulung verfolgt werden. Das ist essenziell, damit wir später nachvollziehen können, ob und inwieweit es mit der Schulung gelungen ist, das zu erreichen, was der Schulungsbedarf beschreibt. Die Ziele müssen so operationalisiert sein, dass sie objektiv gemessen werden können. Die Zufriedenheit der Teilnehmenden ist subjektiv, für eine Messung daher ungeeignet.
In einem letzten Schritt solltest du spätestens an dieser Stelle den Prozess der Schulungsentwicklung und Schulungsdurchführung in einem Projekt darstellen. Das erleichtert es ungemein, effektiv und effizient an diesem Vorhaben zu arbeiten und den Erfolg sicherzustellen.
4. Umfang, Informationstiefe und Budget festlegen
Aufgrund des bisher durchlaufenen Prozesses haben wir eine relativ genaue Vorstellung davon, warum und was geschult werden soll. Wir wissen auch, wer an dieser Schulung teilnehmen soll und wie die Teilnehmerzielgruppe hinsichtlich Weiterbildung tickt. Außerdem haben wir Ziele festgelegt und wissen daher, was erreicht sein soll, wenn die Schulung durchgeführt wurde. Damit verfügen wir schon über eine ganze Menge an Informationen.
Diese Informationen bilden eine tragfähige Grundlage, mit deren Hilfe wir festlegen können, welchen Umfang die angedachte Schulung aufweisen soll. Das ist die Informationsbreite. Weiterhin lässt sich damit auch die notwendige Informationstiefe bestimmen, damit die Schulungsziele erreicht werden.
Kennen wir die genaue zu vermittelnde Informationsbreite und Informationstiefe, ist es möglich und auch angezeigt, ein zumindest ungefähres Budget für die Schulung festzulegen. Das mag vielleicht eine gewisse Einschränkung bedeuten, doch gerade Einschränkungen entfesseln Kreativität: Wie können wir leicht und schnell unsere Ziele erreichen, obwohl wir nicht unendlich viel Mittel aufwenden sollen?
Am Ende erreicht man so eine bessere Schulungsqualität, als es bei unbegrenztem Budget erzielt worden wäre. Glaube mir, das zeigt nicht nur meine Erfahrung, das beweisen auch Tausende von Erfahrungen in der Trainings- und Schulungsbranche.
5. Personen für Schulungsentwicklung und Schulung einbinden
Normalerweise wirst du nicht alles von Anfang bis Ende eines solchen Projekts selbst erledigen, denn schließlich kannst du auch nicht in allen dafür gebrauchten Disziplinen Experte sein. Aus diesem Grund solltest du weitere Menschen in das Projekt involvieren, die dir helfen, die Schulung zum Erfolg zu führen.
Oftmals findest du diese Personen innerhalb deines Unternehmens. Es kann aber auch sein, dass externe Personen einbezogen werden, wie zum Beispiel Trainer für die Schulung und Inhaltsentwicklung oder Grafiker zur Erstellung und Gestaltung der Unterlagen und Medien für die Schulung.
Das aufgesetzte Projekt ist nichts Statisches, es lebt, wächst und verändert sich während der praktischen Arbeit daran. Es muss entsprechend angepasst und erweitert werden. Auch das Budget und die Zeitschiene müssen unter Umständen verändert werden.
6. Inhalte erfassen und strukturieren
Anhand des Themas, der nötigen Informationsbreite und -tiefe sowie der Ziele für die Schulung werden an dieser Stelle die einzelnen Schulungsinhalte ermittelt. Die Sammlung der einzelnen Inhalte wird so strukturiert, dass ein logischer Ablauf entsteht, die Inhalte kurzweilig erscheinen und ein Spannungsbogen entsteht.
Die Teilnehmenden der Schulung müssen die Inhalte gut aufnehmen können, sie müssen sie verstehen, und sie müssen Spaß daran haben, sich mit den Inhalten auseinanderzusetzen. Auf diese Weise sorgst du dafür, dass niemand über- oder unterfordert ist und keine Langeweile und Missmut entsteht. Das ist für den Erfolg von ausschlaggebender Bedeutung.
Welche Weiterbildungsformen, Weiterbildungsarten und Teilnahmearten es gibt, erfährst du hier:
7. Ablauf, Methoden und Medien festlegen
Stehen Inhalt und Struktur der Schulung fest, kommt jetzt die Überlegung dran, wie der Ablauf der Schulung zu gestalten ist. Die Methoden und Medien für die Informationsweitergabe solltest du so auswählen, dass die Informationsaufnahme durch die Teilnehmenden optimiert ist.
Die Methoden sind dabei etwa Vortrag, Präsentation, Warenvorführung, Gruppenarbeit und so weiter. Die entsprechenden damit korrespondieren Medien sind zum Beispiel schriftliche Unterlagen, Powerpoint-Präsentationen, Videos und so weiter.
8. Medien erstellen sowie Technik und Location vorbereiten
Die festgelegten Medien werden jetzt produziert. Beachte dabei, dass die Gestaltung übersichtlich ist, dass sie attraktiv wirkt, den Inhalt unterstützt. Sorge dafür, dass die verschiedenen Medien ein einheitliches »Look-and-Feel« aufweisen. Ein Video muss zum Beispiel zur Präsentation passen und Gestaltungsmerkmale schriftlicher Unterlagen enthalten. Medienbrüche solltest du unbedingt vermeiden, weil die die Informationsaufnahme signifikant beeinträchtigt.
Für die Präsentation der Medien brauchst du unter Umständen Technik wie Beamer etc. Es kann auch sein, dass den Teilnehmenden ein Laptop und so weiter zur Verfügung stehen, damit sie sich die Inhalte am Bildschirm anschauen können. Du musst bei Präsenzveranstaltungen auch für die Location, die Bewirtung und so weiter sorgen.
9. Test- und Schulungs-Organisation sicherstellen
Ist soweit alles produziert, was zur Schulung benötigt wird, sind die Trainer bestimmt, dann geht es mit der Ablauforganisation weiter. Sowohl für den ersten Test als auch für die auszurollende Schulung selbst brauchst du Termine, Einladungen für Trainierende und Teilnehmende, möglicherweise eine Locationbuchung.
Ohne die entsprechende Organisation wird alles im Chaos enden. Sorge deshalb dafür, dass alles Nötige bedacht und berücksichtigt wird, dass alle Beteiligten entsprechende Informationen rechtzeitig erhalten.
10. Test ausrollen und Testerkenntnisse einarbeiten
Zunächst sollte also ein Test stattfinden. Dazu ist eine kleine Auswahl von Teilnehmenden nötig, die weiterbildungsaffin, offen und direkt sind. In diesem kleinen Rahmen wird eine Testschulung mit realem Setting durchgeführt.
Anschließend sammelst du von den Trainierenden und den Teilnehmenden das Feedback ein. Bereite dafür am besten entsprechende Fragebogen vor, damit du zuverlässig das Feedback bekommst, das dich für die anschließende Auswertung unterstützt.
Stell fest, was gut und was nicht so gut gelaufen ist. Inwieweit werden die Schulungsziele tatsächlich erreicht? Überlege, an welchen Stellen Optimierungen in die Schulung eingebaut werden sollen. Setze die Ergebnisse der Testanalyse anschließend um.
11. Schulung ausrollen
Der Test ist gelaufen, eventuelle Fehler und Schwächen wurden beseitigt, jetzt kann es losgehen. Mit Hilfe der oben beschriebenen Organisation rollst du die Schulung aus.
Sorge dafür, dass nicht nur du, sondern auch alle anderen Beteiligten gut vorbereitet sind. Das betrifft die Motivation der Teilnehmenden, Übungsmöglichkeiten für Trainierende, die Festlegung von Verantwortlichen für eine eventuelle Location und für Catering und so weiter.
12. Mit Schulungscontrolling Zielerreichung evaluieren
Aus dem Test stehen dir erste Informationen zur Verfügung, wie weit die Schulungsziele erreicht werden können. Doch wie verhält es sich bei der realen Schulung? Haben die Optimierungen funktioniert? Was kann beim nächsten Mal noch verbessert werden?
Die Antworten auf alle diese Fragen müssen dokumentiert werden. Dabei helfen zum Einen die entsprechenden Fragebogen für die Beteiligten, zum anderen deren Auswertung. Die Messwerte müssen den Zielerreichungsgrad beweisen beziehungsweise ausweisen.
Jetzt lässt sich zweifelsfrei feststellen, ob die Investition in die Schulung sich rechnet und wie sich das auf das Unternehmensergebnis voraussichtlich auswirken wird. Das ist dann die Grundlage für Entscheidungen, wie und wann und mit welchen Budgets weitere Schulungen entwickelt werden und inwieweit die vorhandene Schulung wieder angeboten wird.
Welche Weiterbildungsformen, Weiterbildungsarten und Teilnahmearten es gibt, erfährst du hier: